Pour le traitement des admissions, 46 postes sont disponibles à la Kreishaus. Actuellement, six postes sont vacants et la recherche de personnel est en cours. À cela s'ajoute un taux d'absentéisme élevé. Au total, cela a entraîné une perte de personnel considérable. Il est également problématique que certains clients prennent rendez-vous et ne se présentent pas au rendez-vous. On constate également que des rendez-vous sont parfois pris et que l'immatriculation est simultanément transmise à un service d'immatriculation. Dans les deux cas, les rendez-vous sont inutilement bloqués et ne sont pas disponibles pour les autres clients.
En raison des problèmes actuels avec l'attribution centrale des rendez-vous en ligne par ITEOS GmbH, le district va changer de système d'attribution des rendez-vous. Les travaux préparatoires sont sur le point d'être achevés et l'administration du Landkreis estime que le logiciel pour le nouveau système de prise de rendez-vous en ligne sera opérationnel d'ici deux semaines. Il sera alors possible de voir d'un coup d'œil quels rendez-vous sont encore disponibles. Parallèlement, l'ouverture de bureaux extérieurs est en préparation. Cela sera mis en œuvre dès que les capacités en personnel le permettront. Pour les antennes également, une visite ne sera possible qu'avec un rendez-vous convenu à l'avance.
Actuellement, il n'y a pas de traitement immédiat des demandes d'immatriculation, mais les clients déposent leur dossier et peuvent décider de le récupérer ou de se le faire envoyer par courrier et sans frais supplémentaires. Des guichets séparés ont été mis en place pour le dépôt des demandes, le retrait s'effectuant à l'extérieur des locaux du service d'immatriculation, dans deux conteneurs de distribution.
Les clients professionnels (concessionnaires automobiles et services d'immatriculation) peuvent déposer des demandes d'immatriculation tous les matins de 7h30 à 12h00. Dès que le traitement des demandes est terminé, les clients reçoivent un avis et peuvent retirer les documents terminés. En règle générale, un délai de traitement d'un jour ouvrable, voire de deux jours ouvrables maximum, peut être respecté.
Les clients privés peuvent prendre rendez-vous en ligne pour le dépôt des demandes d'immatriculation. La prise de rendez-vous est possible au plus tard deux semaines à l'avance. Les locaux du service d'immatriculation ne peuvent être pénétrés qu'au moment du rendez-vous convenu, l'accès étant réglementé par un service de sécurité.
Les clients déposent leurs demandes à des guichets spécialement aménagés à cet effet, dont les collaborateurs vérifient immédiatement si elles sont complètes. Grâce à cette procédure, les clients ne doivent prévoir qu'un temps de séjour très court. Lors du dépôt, le client peut décider de récupérer les documents d'immatriculation terminés ou de les recevoir par la poste sans frais supplémentaires. Dès que les demandes sont traitées, les clients reçoivent un avis leur permettant de récupérer les documents terminés ou de les recevoir par la poste. Ici aussi, le délai de traitement est généralement d'un jour ouvrable, voire de deux jours ouvrables au maximum.
Pendant toute la durée de la pandémie, il n'y a pas eu de fermeture complète du service d'immatriculation des véhicules, seules les antennes ont été fermées. Jusqu'au 10 avril, le personnel a travaillé en équipe, à partir du 14 avril, l'ensemble du personnel a été mobilisé.
Actuellement, environ 350 rendez-vous sont donnés chaque jour aux clients privés, et environ 300 demandes d'immatriculation des clients professionnels sont également traitées chaque jour. Outre les immatriculations proprement dites, le traitement du courrier doit également être assuré. Il s'agit d'avis d'assurance, de demandes de renseignements sur les détenteurs et autres. Au total, jusqu'à 1 100 dossiers sont traités par jour.
Le service d'immatriculation des véhicules enregistre environ 230 000 opérations par an. À cela s'ajoutent environ 3 000 mesures d'exécution par an. On entend par là l'immobilisation de véhicules pour cause de défaut d'assurance, de taxes non payées ou de défauts techniques.
