Nell'ufficio distrettuale sono disponibili 46 posizioni per elaborare le autorizzazioni. Sei posizioni sono attualmente vacanti e la ricerca di personale è in corso. Inoltre, il tasso di malattia è elevato. Nel complesso, ciò ha comportato una notevole perdita di personale. È inoltre problematico che alcuni clienti prendano appuntamenti e poi non si presentino. Va inoltre notato che a volte gli appuntamenti vengono fissati e contemporaneamente la patente viene consegnata a un servizio di immatricolazione. In entrambi i casi, gli appuntamenti vengono bloccati inutilmente e non sono disponibili per altri clienti.
A causa degli attuali problemi con l'assegnazione centralizzata degli appuntamenti online da parte di ITEOS GmbH, il distretto passerà a un altro sistema di assegnazione degli appuntamenti. I lavori preparatori stanno per essere completati e l'amministrazione distrettuale prevede che il software per il nuovo sistema di appuntamenti online sarà pronto per l'uso tra quindici giorni. A quel punto dovrebbe essere possibile vedere a colpo d'occhio quali appuntamenti sono ancora disponibili. Allo stesso tempo, si stanno facendo i preparativi per l'apertura di uffici distaccati. Ciò avverrà non appena la capacità del personale lo consentirà. Anche le visite alle filiali saranno possibili solo su appuntamento.
Attualmente le richieste di autorizzazione non vengono elaborate immediatamente, ma i clienti consegnano i documenti e possono decidere se ritirarli nuovamente o farseli spedire per posta senza costi aggiuntivi. Per la presentazione delle domande sono stati allestiti sportelli separati e il ritiro avviene all'esterno dei locali del centro di immatricolazione presso due contenitori di distribuzione.
I clienti commerciali (concessionari e servizi di immatricolazione) possono consegnare le domande di immatricolazione tutte le mattine dalle 7:30 alle 12:00. Non appena le domande vengono elaborate, i clienti ricevono una notifica e possono ritirare i documenti completati. Di norma, è possibile rispettare un tempo di elaborazione di un giorno lavorativo, massimo due giorni lavorativi.
I clienti privati possono fissare un appuntamento online per presentare la domanda di licenza. Gli appuntamenti possono essere fissati con un massimo di due settimane di anticipo. L'accesso ai locali del centro di immatricolazione è consentito solo all'orario concordato e l'accesso è regolato da un servizio di sicurezza.
I clienti consegnano le domande presso sportelli appositamente attrezzati, che vengono immediatamente controllati dal personale per verificarne la completezza. Questa procedura fa sì che i clienti debbano programmare solo una visita molto breve. Al momento della consegna della domanda, il cliente può decidere se ritirare i documenti di autorizzazione compilati o farseli spedire per posta senza costi aggiuntivi. Non appena le domande sono state elaborate, i clienti ricevono una notifica e possono ritirare i documenti compilati o inviarli per posta. Anche in questo caso, di solito è possibile rispettare un tempo di elaborazione di un giorno lavorativo o al massimo di due giorni lavorativi.
Durante l'intera pandemia non c'è stata una chiusura totale del centro di immatricolazione, ma solo delle filiali. Fino al 10 aprile il personale ha lavorato a turni; dal 14 aprile tutto il personale era in servizio.
Attualmente vengono fissati circa 350 appuntamenti al giorno per i clienti privati, mentre ogni giorno vengono elaborate circa 300 richieste di immatricolazione da parte di clienti commerciali. Oltre alle registrazioni vere e proprie, è necessario garantire anche l'elaborazione della corrispondenza. Si tratta di notifiche assicurative, richieste di informazioni ai proprietari e simili. In totale, ogni giorno vengono elaborati fino a 1.100 processi.
Il dipartimento di immatricolazione registra circa 230.000 processi all'anno. Inoltre, ogni anno vengono eseguite circa 3.000 misure di controllo. Si tratta del fermo dei veicoli per mancanza di assicurazione, tasse non pagate o difetti tecnici.
