En créant un nouveau département pour la numérisation et l'informatique en 2022, le Landratsamt a posé des bases importantes pour l'optimisation des services numériques aux citoyens. Le chemin vers une administration numérique de bout en bout n'est certes pas encore terminé, mais la numérisation, selon M. Guilmin, offre de grandes opportunités qu'il faut saisir. Toutefois, certains défis accompagnent encore la transformation numérique de l'office. Parmi les chances de la numérisation, il a cité le fait que les offres numériques accélèrent les processus administratifs pour les citoyens. L'accès aux services est facilité et plus transparent, l'efficacité de l'administration augmente et le site économique peut être renforcé. "Notre objectif est de créer une administration moderne, proche des citoyens et efficace, qui réponde aux exigences de l'ère numérique, tout en nous préparant pour l'avenir", a déclaré M. Guilmin. Pour ce faire, les citoyens doivent être placés au cœur du changement, plus que par le passé.
Une multitude de services administratifs doivent être numérisés
Avec la nouvelle loi sur l'accès en ligne (OZG) 2.0, le législateur a tiré des enseignements importants de la mise en œuvre de la première OZG et a fixé un nouveau cadre. Ce faisant, un grand nombre de prestations administratives doivent continuer à être numérisées, cette fois de bout en bout. Il s'agit également de garantir que les services soient conviviaux, sûrs et efficaces, et ce toujours dans le contexte de l'augmentation des coûts, de la pénurie de personnel qualifié et de la situation économique tendue.
M. Guilmin a également indiqué que le Landratsamt avait déjà numérisé 123 des 322 services de la SCO et les avait mis à disposition en ligne, par exemple via ServiceBW. A cela s'ajoute une multitude de formulaires de demande en ligne à télécharger sur la page d'accueil et les sous-domaines du Landratsamt. "Au total, le Landratsamt atteint un taux de mise en œuvre relativement élevé, même si nous n'avons pas encore pu atteindre entièrement nos propres objectifs", a constaté M. Guilmin. Il a ajouté que 25 autres services administratifs étaient en cours de traitement.
Nouveau système de prise de rendez-vous en ligne
En outre, le Landratsamt a introduit un nouveau système de prise de rendez-vous en ligne, qui permet aux citoyens de réserver confortablement depuis chez eux des rendez-vous pour différents services administratifs, notamment pour les services des armes, des étrangers et de l'aide aux familles monoparentales. Le système est également en train d'être mis en place pour le Jobcenter. L'objectif est d'offrir la possibilité de prendre des rendez-vous en ligne pour tous les secteurs du Landratsamt et de relier d'autres services.
La nouvelle plateforme de paiement électronique permet aux citoyens de régler les frais administratifs en ligne, a poursuivi M. Guilmin. Cette solution a par exemple été introduite dans le domaine de l'enseignement de la prévention des infections - elle sera progressivement proposée dans d'autres domaines. De plus, le Landratsamt a installé des terminaux EC-Cash dans le service d'immatriculation des véhicules et dans le secteur des étrangers. Le chef de service a souligné que la quatrième étape de la procédure d'immatriculation des véhicules basée sur Internet a été mise en œuvre, permettant aux citoyens et aux entreprises d'immatriculer et de désimmatriculer les véhicules de manière entièrement numérique et d'utiliser les véhicules immédiatement après l'immatriculation en ligne.
Le 1er octobre 2024, et donc avant le délai légal de fin d'année, le bureau virtuel de l'urbanisme, qui constitue le cœur du traitement numérique des demandes de permis de construire, a également été mis en service avec succès, a ajouté M. Guilmin. Actuellement, on attend encore la connexion des procédures spécialisées. Avec l'introduction du dossier numérique du droit de la construction, nous visons une amélioration et une accélération considérables des processus du droit de la construction.
La mise en œuvre du dossier électronique commence actuellement dans tous les domaines spécialisés
Le dossier électronique, qui constitue une base importante pour un office numérique, a déjà été introduit entièrement ou partiellement dans différents domaines. La mise en œuvre du dossier électronique en tant que dossier matériel commence actuellement dans tous les domaines spécialisés. Il devrait être mis en œuvre d'ici fin 2025, selon M. Guilmin. Parallèlement, un concept de numérisation des dossiers a été élaboré. La téléphonie du Landratsamt a également été numérisée, entre autres pour soutenir les possibilités de travail mobile à domicile et améliorer l'accessibilité pour les citoyens. Pour le travail mobile, tous les postes de travail appropriés ont été équipés d'ordinateurs portables.
Le bureau de poste virtuel (VPS) sera introduit ce trimestre, a déclaré M. Guilmin. En tant que plateforme de communication centrale, elle permettra au Landratsamt de communiquer par voie électronique avec les citoyens, les entreprises et les autres autorités de manière sûre et juridiquement contraignante. Le VPS augmentera l'efficacité des processus administratifs tout en garantissant les normes de sécurité les plus élevées. Il s'agit d'une composante importante pour la poursuite de la numérisation des prestations administratives et soutient la mise en œuvre de la loi sur les services de l'administration centrale. Le Landratsamt prévoit en outre l'introduction d'une solution de courrier électronique avancée visant à numériser et à optimiser la communication entre l'administration, les citoyens et les entreprises. L'appel d'offres global pour une solution de courrier électronique est prévu pour 2025.
Le coordinateur eGovernment soutient les communes dans la mise en œuvre de la numérisation
Guilmin a également signalé qu'en pourvoyant le poste de coordinateur eGovernment, le Landratsamt aide les communes du Landkreis à créer des synergies et des plus-values et à mettre en œuvre la numérisation. Le poste est initialement financé par le ministère de l'Intérieur, de la Numérisation et des Collectivités locales jusqu'au 30 juin 2025.
Après la mise en place des bases d'attribution de la carte de paiement pour les demandeurs d'asile, les mesures d'introduction peuvent maintenant commencer. Le ministère de la Justice du Bade-Wurtemberg est responsable de ce projet. Celui-ci a annoncé l'introduction pour janvier 2025 au plus tôt. Le Landratsamt s'y est préparé en lançant un groupe de projet en amont afin de commencer la mise en œuvre le plus rapidement possible, a déclaré le chef de service.
Dans sa perspective, Guilmin a déclaré que la SCO 2.0 représentait une évolution de la SCO initiale et qu'elle apportait de nouvelles exigences et opportunités pour le Landratsamt. Il a énuméré les valeurs ajoutées pour les citoyens : une offre plus complète de prestations administratives numériques, un accès simplifié aux prestations administratives via le compte de service, un gain de temps grâce à la suppression des démarches administratives et des saisies multiples de données, une plus grande transparence et une meilleure traçabilité des processus administratifs et, en perspective, le droit légal aux prestations administratives numériques à partir de 2029.
