Con la creazione di un nuovo dipartimento per la digitalizzazione e l'IT nel 2022, l'amministrazione distrettuale ha posto importanti basi per l'ottimizzazione dei servizi digitali ai cittadini. Sebbene il percorso verso un'amministrazione digitale end-to-end non sia ancora completo, la digitalizzazione offre grandi opportunità che devono essere sfruttate, secondo Guilmin. Tuttavia, una serie di sfide accompagnano ancora la trasformazione digitale dell'ufficio. Una delle opportunità offerte dalla digitalizzazione è che i servizi digitali accelerano i processi amministrativi per i cittadini. L'accesso ai servizi è reso più semplice e trasparente, mentre l'efficienza amministrativa aumenta e la sede aziendale può essere rafforzata. "Il nostro obiettivo è creare un'amministrazione moderna, incentrata sul cittadino ed efficiente, che soddisfi i requisiti dell'era digitale e al tempo stesso si attrezzi per il futuro", ha dichiarato Guilmin. I cittadini devono essere messi al centro del cambiamento più che in passato.
Un'ampia gamma di servizi amministrativi deve essere digitalizzata
Con la nuova OZG (Legge sull'accesso online) 2.0, il legislatore ha tratto importanti risultati dall'attuazione della prima OZG e ha stabilito un nuovo quadro di riferimento. Un gran numero di servizi amministrativi deve continuare a essere digitalizzato, questa volta in modo generalizzato. L'obiettivo è anche quello di garantire che i servizi siano facili da usare, sicuri ed efficienti - sempre a fronte dell'aumento dei costi, della carenza di manodopera qualificata e di una situazione economica tesa.
Guilmin ha anche riferito che l'ufficio amministrativo distrettuale ha già digitalizzato 123 dei 322 servizi dell'OZG e li ha resi disponibili online tramite ServiceBW, ad esempio. Inoltre, un gran numero di moduli di domanda online sono disponibili per il download dalla homepage e dai sottodomini dell'amministrazione distrettuale. "Nel complesso, l'amministrazione distrettuale ha raggiunto un tasso di implementazione relativamente alto, anche se non siamo ancora riusciti a raggiungere pienamente i nostri obiettivi", ha dichiarato Guilmin. Altri 25 servizi amministrativi sono attualmente in fase di elaborazione.
Nuovo sistema di appuntamenti online
Secondo Guilmin, l'ufficio amministrativo distrettuale ha anche introdotto un nuovo sistema di appuntamenti online, che consente ai cittadini di prenotare comodamente da casa gli appuntamenti per vari servizi amministrativi, tra cui le sezioni armi, ufficio immigrazione e sostegno ai genitori single. Il sistema è in fase di introduzione anche per il centro per l'impiego. L'obiettivo è offrire l'opzione di appuntamenti online per tutte le aree dell'ufficio amministrativo distrettuale e collegare altri servizi.
Con la nuova piattaforma di pagamento elettronico, i cittadini possono pagare le tasse amministrative online, ha proseguito Guilmin. Questa soluzione è stata introdotta, ad esempio, nel settore delle "istruzioni per la protezione dalle infezioni" e sarà gradualmente offerta anche in altri settori. Inoltre, presso l'ufficio dell'amministrazione distrettuale sono stati installati terminali di cassa EC, nell'ufficio di registrazione dei veicoli e nel dipartimento degli stranieri. Il capo dipartimento ha sottolineato che è stata implementata la quarta fase della procedura di immatricolazione dei veicoli basata su Internet, che consente ai cittadini e alle aziende di registrare e cancellare i veicoli in modo completamente digitale e di utilizzare i veicoli immediatamente dopo la registrazione online.
Anche l'autorità edilizia virtuale, che è al centro dell'elaborazione digitale delle domande di costruzione, è stata attivata con successo il 1° ottobre 2024 e quindi prima della scadenza prevista dalla legge alla fine dell'anno, ha proseguito Guilmin. Attualmente sono ancora in attesa del collegamento dei processi specialistici. Con l'introduzione del fascicolo digitale del diritto edilizio, l'obiettivo è quello di migliorare e velocizzare in modo significativo i processi del diritto edilizio.
L'implementazione del fascicolo elettronico è attualmente in corso in tutti i settori specialistici.
Il fascicolo elettronico come base importante per un ufficio digitale è già stato introdotto completamente o parzialmente in diversi settori. L'implementazione del fascicolo elettronico come fascicolo per materia in tutti i settori specialistici è attualmente in corso. L'implementazione dovrebbe avvenire entro la fine del 2025, afferma Guilmin. Allo stesso tempo, è stato sviluppato un concetto di scansione dei file. Anche la telefonia dell'ufficio amministrativo distrettuale è stata digitalizzata, tra l'altro per supportare le possibilità di lavoro mobile da casa e migliorare l'accessibilità per i cittadini. Tutte le postazioni di lavoro idonee sono state dotate di computer portatili per il lavoro mobile.
Nel corso di questo trimestre verrà introdotta la mailroom virtuale (VPS), ha dichiarato Guilmin. Come piattaforma di comunicazione centrale, consentirà all'ufficio amministrativo distrettuale di comunicare elettronicamente con i cittadini, le aziende e le altre autorità in modo sicuro e legalmente vincolante. Il VPS aumenterà l'efficienza dei processi amministrativi e allo stesso tempo garantirà i più alti standard di sicurezza. È una componente importante per l'ulteriore digitalizzazione dei servizi amministrativi e supporta l'attuazione dell'OZG. L'ufficio amministrativo distrettuale sta inoltre pianificando di sostenere l'introduzione di una soluzione di posta elettronica avanzata, volta a digitalizzare e ottimizzare la comunicazione tra l'amministrazione, i cittadini e le aziende. La gara d'appalto completa per una soluzione di posta elettronica è prevista per il 2025.
Il coordinatore dell'eGovernment supporta i comuni nell'implementazione della digitalizzazione
Guilmin ha anche riferito che l'ufficio dell'amministrazione distrettuale ha assunto la posizione di coordinatore dell'eGovernment per sostenere i comuni del distretto nella creazione di sinergie e valore aggiunto e nell'implementazione della digitalizzazione. La posizione è inizialmente finanziata dal Ministero dell'Interno, della Digitalizzazione e delle Comunità fino al 30 giugno 2025.
Ora che sono state create le basi per l'emissione della carta di pagamento per i richiedenti asilo, possono iniziare le misure per la sua introduzione. Il Ministero della Giustizia del Baden-Württemberg sta prendendo l'iniziativa. Ha annunciato l'introduzione non prima del gennaio 2025. L'amministrazione distrettuale si è preparata a questo evento avviando in anticipo un gruppo di progetto per iniziare l'implementazione il prima possibile, ha detto il capo dipartimento.
Secondo Guilmin, l'OZG 2.0 rappresenta un ulteriore sviluppo dell'OZG originale e porta con sé nuovi requisiti e opportunità per l'amministrazione distrettuale. Egli ha elencato i seguenti valori aggiunti per i cittadini: una gamma più completa di servizi amministrativi digitali, un accesso semplificato ai servizi amministrativi tramite il conto di servizio, un risparmio di tempo grazie all'eliminazione delle visite alle autorità e dei molteplici inserimenti di dati, una maggiore trasparenza e una migliore tracciabilità dei processi amministrativi e, in futuro, il diritto legale ai servizi amministrativi digitali a partire dal 2029.
