Newsletter erstellen

Für einen Newsletter sind mit dem neuen System Luxletter wieder 2 Seiten notwendig. Eine Seite dient für den Versand als Email (Teasertexte), die 2. Seite ist dann die Version Online direkt auf der Website.

Wichtig: Sie müssen im Livemodus sein, also entsprechend bei der Workspace / Arbeitsumgebungsauswahl umschalten.

Angelegt wird eine neue Seite für die Onlineversion im Seitenbaum unterhalb der Seite [4472] Newsletter Onlineversion. Diese sollte je nach Berechtigung innerhalb Ihres Seitenbaums zu finden sein. Bei Bedarf nutzen Sie die Suchfunktion oberhalb des Seitenbaums.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite [4472] Newsletter Onlineversion und wählen Neue Unterseite. Der neuen Unterseite vergeben Sie als erstes einen Seitentitel ähnlich der alten Newsletter Seiten. Bsp.: Newsletter 02-2025. Anschließend drücken Sie auf den Button Speichern ganz oben.

Beachten Sie auch, dass das URL Segment Feld einen plausiblen Wert hat. Es sollte dann so aussehen für dieses Beispiel: www.landkreis-ludwigsburg.de/landratsamt-landkreis/aktuelles/newsletter/newsletter-02-2025/. Dieses hier wäre falsch: www.landkreis-ludwigsburg.de/landratsamt-landkreis/aktuelles/newsletter/newsletter-02-2025-1/. Die zusätzliche Zahl (-1) ergibt sich, wenn Sie eine alte Seite kopiert haben und diese den selben Seitentitel hat.

Angelegt wird eine neue Seite für die Emailversion im Seitenbaum unterhalb der Seite [4060] Newsletter Emailversion. Diese sollte je nach Berechtigung innerhalb Ihres Seitenbaums zu finden sein. Bei Bedarf nutzen Sie die Suchfunktion oberhalb des Seitenbaums.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite [4060] Newsletter Emailversion und wählen Neue Unterseite. Der neuen Unterseite vergeben Sie als erstes einen Seitentitel ähnlich der alten Newsletter Seiten. Bsp.: Newsletter 02-2025. Anschließend drücken Sie auf den Button Speichern ganz oben. Als nächstes müssen Sie den Typ der Seite von Standard auf Newsletter umschalten und wieder Speichern. Dadurch wird ein zusätzlicher Tab eingeblendet (Luxletter). In diesem zusätzlichen Tab vergeben Sie die Betreffzeile für die Newsletter Email. Kann identisch dem Seitentitel sein. Bsp.: Newsletter 02-2025. Und wieder Speichern.

Klicken Sie oben auf Schließen und Sie können nun mit den Inhalten weiter machen. Die Erstellung der Inhalte ist für beide Varianten identisch. Der Unterschied in der Emailvariante, hier werden nur Teasertexte angelegt mit Verlinkungen auf die Inhalte der Onlineversion. 

Dazu klicken Sie auf den Button Neuen Inhalt erstellen. Im folgenden Auswahl Fenster wählen Sie Text und Medien. Zu allererst benötigen Sie eine Hauptüberschrift für den Newsletter. Deshalb wählen Sie den Typ der Überschrift, Überschrift 1 aus und vergeben die Hauptüberschrift Bsp.: Wirtschaftsstandort LB. Anschließend drücken Sie oben auf Speichern und dann Schließen.

Für das Anlegen eines Elements mit einem Vollbreiten Bannerbild nutzen Sie wieder den Button Neuen Inhalt anlegen und dann Text und Medien. Vergeben Sie wieder eine Überschrift (Pflichfeld in ROT), aber bei Typ wählen Sie Verborgen. Dann gehen Sie zum Reiter Medien und wählen Mediendatei hinzufügen. Im folgenden Fenster wählen Sie eine passende Banner Bilddatei.

Wenn diese Bilddatei einen weißen Rand hat, oder einen transparenten Bereich, sollten Sie zusätzlich die Bildbearbeitung verwenden und nachjustieren.

Die allgemeine Einstellung für die Breite des Bildes sollte bei 1100 Pixel (Onlineversion) bzw. 540 Pixel (Emailversion) stehen. Anschließend drücken Sie oben auf Speichern und dann Schließen.

Sollte die gewählte Bildbreite für die Emailversion dennoch bei 1100 Pixel stehen, dann sprengt diese Bildangabe das Layout beim Newsletter Empfang in Outlook in die Breite und der Newsletter sieht nicht “hübsch” aus!

Für einen Textbereich in Kombination mit einem Bild führen Sie die folgenden Schritte aus. Wieder wählen Sie den Button Neuen Inhalt anlegen. Und auch hier wieder ein neues Text und Medien Element. Auch hier wieder ist eine Überschrift notwendig. Bsp.: Unternehmensbefragung zur Zukunftsstrategie für den Landkreis Ludwigsburg und als Typ der Überschrift wählen Sie Überschrift 2. Im Editor ganz unten setzen Sie den entsprechenden Fließtext ein. Als nächstes gehen Sie zum Reiter Medien und wählen hier Mediendatei hinzufügen aus. Suchen Sie sich das passende Bild für diesen Textbeitrag aus.

Bei Bedarf benutzen Sie wieder die Bildbearbeitung, um alle Bilder bei den Text und Bild Elementen auf das selbe Bildseitenformat (Bsp.: 4:3, oder 16:9) zu bringen.

Achtung!
Die Breite für diese Art der Bilder muss bei der Emailversion 250 Pixel als Wert haben und die Ausrichtung muß im Text links, oder im Text rechts sein. Bei der Onlineversion ist der Wert von 1100 Pixel erlaubt.

Anschließend drücken Sie oben auf Speichern und dann Schließen.

Für die Emailversion haben Sie nur Teasertexte angelegt (kurze Vorschau Texte). Diese Texte verlinken Sie auf die Onlineversion und den passenden Abschnitt wie folgt:

Gehen Sie an das Ende des Teasertextes und drücken einmal die Taste Enter für einen Absatz. Schreiben Sie das Wort Weiterlesen in einer neuen Zeile. Markieren Sie das Wort mit der Maustaste und klicken das Linksymbol im Editor. Im sich öffnenden Fenster gehen Sie auf den Reiter Seite und geben in der Suchfunktion am besten die ID der Newsletter Onlineversion Seite ein, welche Sie vorher angelegt haben.

Dann klicken Sie auf die Seite (Bsp.: [6748] Newsletter 02-2025) mit der linken Maustaste und rechts erscheinen alle Inhaltselemente der Seite. Dort wählen Sie dann das entsprechende Inhaltselement ebenfalls mit der linken Maustaste als Ziel aus.

Schon ist der Link gesetzt, genau auf das Inhaltselement, wo dann der lange Text platziert ist. Nun noch speichern und dieser Teasertext ist fertig und verlinkt.

Damit Sie mal sehen, was Sie bisher geschafft haben, klicken Sie im Seitenbaum mit der rechten Maus Taste auf Ihre Newsletter Seite und im kleinen Menü auf Anzeigen. Dies geht für beide Versionen der Seiten, allerdings ist die Optik für die Emailversion nicht ganz korrekt, weil zu breit. Hier ist die Preview innerhalb des Luxletter Moduls besser, weil hier die Email nachgestellt wird.

Jetzt können Sie den Newsletter Schritt für Schritt weiter zusammen bauen. Sie können auch Elemente im Backend kopieren und wieder verwenden, ganz nach Bedarf. Wenn Sie mehr Abstand beim ersten Bannerbild nach der Hauptüberschrift benötigen, können Sie dies ebenfalls steuern. Dazu wählen Sie beim Inhaltselement den Reiter Erscheinungsbild und dort bei Abstand davor den Wert Mittel als Beispiel aus.

Zum Abschluß schalten Sie Ihre vorbereitete Seite der Onlineversion noch aktiv. Sie müssen noch beachten, ob Sie die Seite direkt in der Navigation sichtbar haben möchten. Wenn ja, dann einfach in die Seiteneigenschaften bearbeiten gehen und dort bei Zugriff Seite sichtbar schalten. Wenn nein, dann ebenfalls bei Zugriff die Seite sichtbar schalten, aber bei Seite in Menüs aktiviert entsprechend abhaken. Dann noch die gewählten Einstellungen durch Speichern sichern. Damit ist die Seite grundsätzlich vorbereitet.

Die Seite für die Emailversion muss immer vollständig aktiviert sein.

Es folgt das Modul Luxletter / Newsletter.

1. Absender - wählen Sie hier als Absender aus: Landratsamt Ludwigsburg
2. Layout - sollte schon mit Layout LRA befüllt sein
3. Empfänger - hier werden die User ausgewählt, es gibt aktuell 2 Auswahlmöglichkeiten (Newsletter - Testuser, Newsletter bestätigt). Sie müssen Newsletter bestätigt wählen. Alle User, welche sich registriert und nach der Double OptIn Anmeldung ihre Emailadresse bestätigt haben, sind automatisch dieser Kategorie zugeteilt und erhalten entsprechend den Newsletter. Einmal ausgewählt ist ein Wechsel nicht mehr möglich. Dann hilft nur ein Neu Anlegen eines Versand Newsletters.
4. Wo befindet sich der Newsletter? - Hier wählen Sie Ihre zuvor angelegte Seite vom Typ Newsletter (Bsp.: Newsletter 02-2025). Das System listet automatisch alle verfügbaren Newsletter Seiten auf. Wenn Sie Ihre Seite hier vermissen, dann hat diese eventuell nicht den richtigen Seiten Typ (Newsletter) gewählt.

Haben Sie alles befüllt, klicken Sie wieder unten rechts auf den Button Weiter.

Im letzten Abschnitt sehen Sie einen Ausschnitt aus der Userliste und eine Vorschau des Newsletters weiter unten, welcher versendet wird. 

Hier sollten Sie als erstes auf den Button Speichern ganz unten rechts klicken, um die vorher gewählten Einstellungen zu sichern. Wenn Sie dies vergessen, ist die Versand Prozedur erneut auszuführen. Achtung! das Speichern kann einen Moment dauern.

Nach dem Speichern sollte dann die Liste der angelegten Versand Newsletter angezeigt werden.

Hinweis: Das System hat einen laufenden Cronjob, welcher den Versand ca. alle 5 Minuten anstößt. Das bedeutet, da Sie einen Versandzeitpunkt eingestellt haben, wird zu diesem gewählten Zeitpunkt dann der Versand in kleinen Email Paketen ausgelöst und der Newsletter entsprechend an die User versendet. Diese Art und Weise des Versands kann dazu führen, dass wenn Sie die Zeit 17:45 Uhr wählen, die Email auch erst um 18.00 Uhr eintrifft.

Wenn der Versand abgeschlossen ist, dann ist in der Newsletter Liste bei Fortschritt ein blauer Balken zu sehen.

Um eine Testemail zu erhalten, gehen Sie in den Newsletter und tragen in das Feld Test-E-Mail-Adresse entsprechend eine Email Adresse ein. Dann noch den Button Absenden drücken und Sie werden an die genannte Emailadresse einen Testnewsletter erhalten.