Mit der Schaffung eines neuen Bereiches für Digitalisierung und IT im Jahr 2022 hat das Landratsamt wichtige Grundlagen für die Optimierung von digitalen Bürgerdiensten geschaffen. Der Weg hin zu einer durchgängig digitalen Verwaltung sei zwar noch nicht zu Ende, aber die Digitalisierung, so Guilmin, biete große Chancen, die es zu nutzen gilt. Allerdings begleiten auch noch einige Herausforderungen die digitale Transformation des Amtes. Zu den Chancen der Digitalisierung zählte er, dass digitale Angebote Verwaltungsprozesse für Bürgerinnen und Bürger beschleunigen. Der Zugang zu Dienstleistungen wird erleichtert und gestaltet sich transparenter, gleichzeitig erhöht sich die Verwaltungseffizienz und der Wirtschaftsstandort kann gestärkt werden. „Unser Ziel ist es, eine moderne, bürgernahe und effiziente Verwaltung zu schaffen, die den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht wird, während wir uns gleichzeitig für die Zukunft rüsten“, sagte Guilmin. Hierbei müssten Bürgerinnen und Bürger stärker als in der Vergangenheit ins Zentrum der Veränderung gerückt werden.
Vielzahl von Verwaltungsleistungen müssen digitalisiert werden
Mit dem neuen OZG (Onlinezugangsgesetz) 2.0 hat der Gesetzgeber wichtige Erkenntnisse aus der Umsetzung des ersten OZG abgeleitet und einen neuen Rahmen gesetzt. Dabei müssen weiterhin eine Vielzahl von Verwaltungsleistungen, diesmal durchgängig, digitalisiert werden. Auch soll sichergestellt werden, dass die Dienste benutzerfreundlich, sicher und effizient sind – dies immer im Spannungsfeld von steigenden Kosten, Fachkräftemangel und angespannter Wirtschaftslage.
Guilmin berichtete weiter, dass das Landratsamt bereits 123 der 322 OZG-Dienstleistungen digitalisiert und online beispielsweise über ServiceBW verfügbar gemacht hat. Hinzu kämen eine Vielzahl von Onlineantragsformularen zum Download auf der Homepage und Subdomains des Landratsamts. „In Summe erreicht das Landratsamt eine vergleichsweise hohe Umsetzungsquote, auch wenn wir unsere eigenen Ziele noch nicht vollständig erreichen konnten“, stellte Guilmin fest. Weitere 25 Verwaltungsdienstleistungen würden derzeit bearbeitet.
Neues Online-Terminvergabesystem
Zudem habe das Landratsamt, so Guilmin weiter, ein neues Online-Terminvergabesystem eingeführt, das den Bürgerinnen und Bürger ermögliche, Termine für verschiedene Verwaltungsleistungen bequem von zuhause aus zu buchen, unter anderem für die Geschäftsteile Waffen, Ausländerbehörde und den Teilbereich Hilfen für Alleinerziehende. Auch für das Jobcenter sei man dabei, das System einzuführen. Ziel ist es, für alle Bereiche des Landratsamtes die Möglichkeit der Onlineterminvergabe anzubieten und weitere Dienste zu verknüpfen.
Mit der neuen elektronische Bezahlplattform können Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsgebühren online begleichen, führte Guilmin weiter aus. Diese Lösung wurde beispielsweise im Bereich „Infektionsschutzbelehrung“ eingeführt – sie soll nach und nach in weiteren Bereichen angeboten werden. Zusätzlich wurden im Landratsamt EC-Cash-Terminals in der Kfz-Zulassungsstelle und im Ausländerbereich installiert. Der Fachbereichsleiter wies darauf hin, dass die vierte Stufe des internetbasierten Kfz-Zulassungsverfahrens umgesetzt wurde, die Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen eine vollständige digitale Fahrzeugzulassung und -abmeldung sowie eine sofortige Nutzung der Fahrzeuge nach der Online-Zulassung ermöglicht.
Zum 1. Oktober 2024 und damit noch vor der gesetzlichen Frist zum Jahresende sei außerdem das virtuelle Bauamt erfolgreich freigeschaltet worden, welches das Herzstück der digitalen Bearbeitung von Bauanträgen ist, so Guilmin weiter. Aktuell warte man noch auf die Anbindung der Fachverfahren. Mit der Einführung der Digitalen Baurechtsakte strebe man eine deutliche Verbesserung und Beschleunigung der Baurechtsprozesse an.
Umsetzung der elektronischen Akte beginnt aktuell in allen Fachbereichen
Die elektronische Akte als wichtiges Fundament für ein digitales Amt, sei inzwischen bereits in verschiedenen Bereichen ganz oder teilweise eingeführt. Mit der Umsetzung der elektronischen Akte als Sachakte in allen Fachbereichen werde aktuell begonnen. Sie soll bis Ende 2025 umgesetzt sein, so Guilmin. Gleichzeitig sei ein Konzept zur Verscannung von Akten erarbeitet worden. Auch die Telefonie des Landratsamts sei digitalisiert worden, unter anderem, um die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens im Homeoffice zu unterstützen und die Erreichbarkeit für die Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Für die mobile Arbeit seien alle geeigneten Arbeitsplätze mit Laptops ausgestattet worden.
Die virtuelle Poststelle (VPS) werde in diesem Quartal eingeführt, so Guilmin. Als zentrale Kommunikationsplattform ermögliche sie dem Landratsamt, sicher und rechtsverbindlich mit Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und anderen Behörden elektronisch zu kommunizieren. Die VPS werde die Effizienz der Verwaltungsprozesse steigern und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards gewährleisten. Sie sei eine wichtige Komponente für die weitere Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und unterstütze die Umsetzung des OZG. Das Landratsamt plane darüber hinaus die unterstützende Einführung einer fortschrittlichen elektronischen Postversandlösung, die darauf abzielt, die Kommunikation zwischen Verwaltung, Bürgern und Unternehmen zu digitalisieren und zu optimieren. Die umfassende Ausschreibung einer elektronischen Postversandlösung ist für 2025 geplant.
eGovernment-Koordinator unterstützt Kommunen bei Umsetzung der Digitalisierung
Guilmin berichtete auch darüber, dass das Landratsamt mit der Besetzung der Stelle des eGovernment-Koordinators die Kommunen des Landkreises beim Schöpfen von Synergien und Mehrwerten sowie bei der Umsetzung der Digitalisierung unterstützt. Die Stelle wird vom Ministerium des Innern, für Digitalisierung und Kommunen zunächst bis 30. Juni 2025 gefördert.
Nachdem die Vergabegrundlagen für die Bezahlkarte für Asylbewerber geschaffen wurden, kann nun mit den Maßnahmen zur Einführung begonnen werden. Die Federführung übernimmt hier das Justizministerium Baden-Württemberg. Dieses hat die Einführung für frühestens Januar 2025 angekündigt. Das Landratsamt habe sich darauf vorbereitet, indem es schon im Vorfeld eine Projektgruppe initiiert hat, um schnellstmöglich mit der Umsetzung zu beginnen, sagte der Fachbereichsleiter.
Das OZG 2.0, so Guilmin in seinem Ausblick, stelle eine Weiterentwicklung des ursprünglichen OZG dar und bringe neue Anforderungen und Chancen für das Landratsamt mit sich. Als Mehrwerte für die Bürgerinnen und Bürger zählte er auf: ein umfassenderes Angebot an digitalen Verwaltungsleistungen, einen vereinfachten Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen über das Servicekonto, eine Zeitersparnis durch den Wegfall von Behördengängen und mehrfachen Dateneingaben, eine höhere Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsprozessen und perspektivisch den Rechtsanspruch auf digitale Verwaltungsleistungen ab 2029.
